Bên cạnh việc đầu tư vào Việt Nam thông qua hình thức xin dự án đầu tư, hợp đồng hợp tác kinh doanh, mua cổ phần, phần vốn góp của công ty tại Việt Nam,… thì công ty nước ngoài có thể thực hiện việc thành lập chi nhánh tại Việt Nam để tìm hiểu thị trường, thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, hoạt động theo ủy quyền của công ty nước ngoài (được hiểu là công ty thành lập hợp pháp theo pháp luật quốc gia và vùng lãnh thổ nước ngoài).
Bài viết này xin được chia sẻ về quy định pháp lý liên quan đến việc điều chỉnh giấy phép hoạt động chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam từ cơ sở pháp lý, các quy định liên quan đến điều kiện và thủ tục hồ sơ điều chỉnh.
Cơ sở pháp lý
Khi chi nhánh công ty nước ngoài trong quá trình hoạt động có nhu cầu thay đổi những nội dung đã đăng ký hoạt động, ví dụ: phạm vi hoạt động, địa chỉ, người đứng đầu chi nhánh,… Thì sẽ cần thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép đăng ký hoạt động của chi nhánh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thủ tục điều chỉnh này hiện được quy định tại Luật Thương mại 2005 và Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Những trường hợp thay đổi nội dung hoạt động cần điều chỉnh giấy phép hoạt động chi nhánh công ty nước ngoài
– Khi thay đổi về tên gọi, địa chỉ trụ sở hoạt động của công ty nước ngoài.
– Khi thay đổi về nội dung đăng ký hoạt động của công ty nước ngoài liên quan trực tiếp đến nội dung hoạt động đã đăng ký của chi nhánh ở Việt Nam.
– Khi thay đổi thông tin về người đứng đầu chi nhánh.
– Khi thay đổi về tên gọi của chi nhánh đăng ký tại Việt Nam.
– Khi thay đổi thông tin về địa chỉ, trụ sở đặt chi nhánh tại Việt Nam.
Thủ tục, hồ sơ điều chỉnh Giấy phép hoạt động chi nhánh của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Giấy tờ, hồ sơ pháp lý
(1) Đơn đề nghị điều chỉnh (theo mẫu) giấy phép thành lập chi nhánh được ký bởi đại diện công ty nước ngoài có thẩm quyền;
(2) Các tài liệu liên quan đến nội dung đăng ký thay đổi:
+ Khi thay đổi tên gọi, địa chỉ trụ sở công ty nước ngoài: Bản sao tài liệu chứng minh sự thay đổi tên gọi, địa chỉ trụ sở của công ty ở nước ngoài (được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài).
+ Khi thay đổi nội dung đăng ký hoạt động công ty nước ngoài: Bản sao tài liệu chứng minh sự thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của công ty nước ngoài (được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài).
+ Khi điều chỉnh người đứng đầu/ đại diện chi nhánh: Quyết định/ văn bản bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh; Hộ chiếu/chứng minh thư nhân dân/ hoặc thẻ căn cước công dân (đối với người Việt Nam, 01 bản sao) và Hộ chiếu (đối với người nước ngoài, 01 bản sao) của người đứng đầu chi nhánh mới được bổ nhiệm; Giấy tờ chứng minh người đứng đầu chi nhánh cũ đã hoàn thành về nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân tính đến thời điểm thay đổi.
+ Khi thay đổi trụ sở chi nhánh tại Việt Nam: Biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận về việc thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh công ty nước ngoài được quyền khai thác, sử dụng hợp pháp địa điểm thay đổi để đặt trụ sở kinh doanh; bản sao tài liệu về địa điểm đặt trụ sở chi nhánh.
(3) Bản chính của Giấy phép thành lập chi nhánh đã được cấp.
* Đối với những tài liệu được cung cấp bởi tổ chức nước ngoài thì cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật (cơ quan đại sứ quán Việt Nam ở nước ngoài hoặc Đại sứ quán nước ngoài tại Việt Nam).
Thủ tục và cơ quan chấp thuận điều chỉnh
Khi có sự thay đổi một trong các nội dung theo như đã đề cập đến tại mục (2) thì công ty nước ngoài sẽ phải thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập chi nhánh trong vòng 60 ngày từ ngày có sự thay đổi.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Bộ công thương (trừ trường hợp văn bản pháp luật chuyên ngành quy định cơ quan khác có thẩm quyền).
Số lượng hồ sơ : 01 bộ (đầy đủ theo hướng dẫn tại mục 3.1 nêu trên)
Thời gian giải quyết:
– Trong thời hạn 03 ngày làm việc từ ngày nhận hồ sơ, Bộ công thương sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu hồ sơ còn thiếu sót, chưa hợp lệ theo quy định. Việc yêu cầu này chỉ được phép thực hiện tối đa 01 lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
– Trong thời hạn 05 ngày làm việc từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ thì sẽ cấp Giấy phép điều chỉnh chi nhánh cho người nộp hồ sơ. Nếu trường hợp nội dung điều chỉnh không được chấp thuận thì sẽ gửi văn bản nêu rõ lý do.
Những lưu ý chung khi điều chỉnh giấy phép hoạt động chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam
– Thông thường nội dung điều chỉnh không được chấp thuận sẽ thuộc trường hợp nội dung thay đổi của chi nhánh không phù hợp với cam kết của việc Nam khi gia nhập WTO hoặc cam kết tại điều ước quốc tế mà quốc gia hoặc khu vực mà công ty nước ngoài mang quốc tịch.
– Nếu trường hợp quốc gia hoặc vùng lãnh thổ mà công ty nước ngoài mang quốc tịch không là thành viên của Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có cam kết mở cửa thị trường đối với nội dung đăng ký, thì cần phải xin chấp thuận của Bộ trưởng bộ quản lý chuyên ngành để cho phép thành lập hay điều chỉnh giấy chứng nhận thành lập chi nhánh.
* Đối với trường hợp phải xin chấp thuận của Bộ trưởng bộ quản lý chuyên ngành thì trong thời hạn 03 ngày làm việc từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ thì Bộ công thương sẽ lấy ý kiến của Bộ chuyên ngành, Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 05 ngày làm việc sẽ gửi văn bản để cho ý kiến về nội dung chấp thuận hoặc không chấp thuận điều chỉnh (nêu rõ lý do). Trong thời hạn 05 ngày làm việc từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Bộ công thương sẽ quyết định cấp phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh cho công ty nước ngoài và nêu rõ lý do trong trường hợp không chấp thuận thì sẽ nêu rõ lý do bằng văn bản.
