Để tổ chức hội chợ hay triển lãm thương mại thì các đơn vị có nhu cầu tổ chức cần xin cấp giấy phép tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền tương ứng với quy mô và tính chất của hội chợ, triển lãm. Hội chợ, triển lãm thương mại chỉ được thực hiện sau khi đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận.
Hội chợ, triển lãm thương mại và các vấn đề liên quan đến trình tự, thủ tục đăng ký hội chợ triển lãm thương mại được quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại. Cụ thể như sau:
Lưu ý về hàng hóa, dịch vụ được trưng bày giới thiệu tại triển lãm, hội chợ
Nội dung này được quy định chi tiết tại Điều 23, 24, 27 Nghị định 81/2018/NĐ-CP. Cụ thể thì cần lưu ý một số nội dung chính như sau:
+ Hàng hóa trưng bày phải đáp ứng điều kiện ghi nhãn hàng hóa theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP về nhãn hàng hóa (bao gồm cả hàng tạm nhập để trưng bày, giới thiệu tại hội trợ, triển lãm).
+ Đối với trường hợp trưng bày hàng nhái, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ để so sánh thì cần phải đáp ứng điều kiện sau:
– Được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận theo quy định.
– Hàng nhái, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ phải được cơ quan có thẩm quyền xác nhận là hàng nhái, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
– Khi trưng bày hàng nhái, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ phải niêm yết rõ thông tin hàng trưng bày là hàng nhái, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
Lưu ý về tên, chủ đề của hội chợ, triển lãm thương mại
Đơn vị tổ chức hoạt hội chợ, triển lãm thương mại có quyền chọn tên, chủ đề cho hội chợ, triển lãm thương mại không trái với quy định của pháp luật, đạo đức, thuần phong mỹ tục của Việt Nam.
Trường hợp trong nội dung của tên, chủ đề hội chợ, triển lãm có sử dụng từ để quảng bá về chất lượng, danh hiệu hàng hóa, dịch vụ hoặc uy tín, danh hiệu của tổ chức, cá nhân tham gia hội chợ thì đơn vị tổ chức hội chợ, triển lãm phải đảm bảo tuân thủ quy định sau:
+ Có bằng chứng chứng minh về chất lượng, danh hiệu của hàng hóa, dịch vụ tham gia hội chợ, triển lãm thương mại phù hợp với tên, chủ đề của hội chợ, triển lãm thương mại đã được đăng ký.
+ Có bằng chứng chứng minh về uy tín, danh hiệu của của tổ chức, cá nhân tham gia hội chợ, triển lãm thương mại phù hợp với tên, chủ đề của hội chợ, triển lãm thương mại đã được đăng ký.
Thủ tục thực hiện xin cấp giấy phép tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại
Thủ tục theo hướng dẫn dưới đây áp dụng cho các đơn vị xin cấp phép tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam.
Hồ sơ đăng ký hội chợ, triển lãm thương mại
(1) Bản đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại. Gồm các nội dung sau:
+ Tên và địa chỉ của tổ chức đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại;
+ Tên và/ hoặc chủ đề của hội chợ, triển lãm thương mại;
+ Thời gian, địa điểm, quy mô tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại dự kiến.
(2) Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/ hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư/ hoặc quyết định thành lập hoặc văn bản có giá trị tương đương (bản sao)
(3) Tài liệu chứng minh về chất lượng, danh hiệu của dịch vụ, sản phẩm tham gia hội chợ, triển lãm thương mại hoặc uy tín, danh hiệu của tổ chức, cá nhân được giới thiệu trong hội chợ, triển lãm thương mại (nếu có).
Những lưu ý về đăng ký hồ sơ tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại
Đơn vị dự định tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại sẽ phải đăng ký tại sở công thương nơi dự kiến tổ chức trước tối đa 365 ngày và tối thiểu trước 30 ngày trước khi tổ chức với các tài liệu như hướng dẫn tại mục 3.1 hồ sơ đăng ký nêu trên.
Sở công thương sẽ trả lời xác nhận hoặc không xác nhận bằng văn bản cho đơn vị đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại trong thời hạn 07 ngày từ ngày nhận được đủ hồ sơ. Trường hợp không xác nhận thì sẽ nêu rõ lý do. Nội dung xác nhận thực hiện theo mẫu 11 hoặc 12 quy định tại Phụ lục ban hành theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP.
Trong trường hợp có từ 02 thương nhân trở lên có tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại trùng tên, chủ đề, thời gian, địa bàn thì Sở công thương sẽ tổ chức hiệp thương để lựa chọn thương nhân được tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại đó. Trường hợp hiệp thương không thành thì Sở công thương sẽ quyết định xác nhận đăng ký cho 01 thương nhân căn cứ vào:
+ Kết quả tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại đã thực hiện;
+ Năng lực tổ chức;
+ Kinh nghiệm tổ chức;
+ Đánh giá của hiệp hội ngành hàng liên quan.
Trong thời hạn 30 ngày từ ngày kết thúc hội chợ, triển lãm thương mại, đơn vị tổ chức cần phải báo cáo về kết quả tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo mẫu số 14 Phụ lục ban hành theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP.
Hội chợ, triển lãm thương mại phải đáp ứng yêu cầu gồm: (1) Hàng hóa phải được trưng bày, giới thiệu trong các gian hàng tiêu chuẩn (kích thước 3x3m) hoặc khu vực tương đương với nhiều gian hàng tiêu chuẩn.; (2) Có đầy đủ dịch vụ điện nước, vệ sinh, an ninh.
