Để đăng ký thành lập công ty thì giai đoạn quan trọng nhất là cần chuẩn bị những giấy tờ, lài liệu liên quan để lập hồ sơ đăng ký tại Sở kế hoạch và đầu tư nơi dự kiến đặt trụ sở chính kinh doanh. Nếu như việc chuẩn bị hồ sơ được đầy đủ, rõ ràng đảm bảo hợp lệ thì thủ tục thực hiện sẽ rất thuận lợi và nhanh chóng.
Tuy nhiên, không phải ai cũng có chuyên môn và kinh nghiệm để có thể lập một bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chuẩn chỉ, chính xác cũng như biết được về những đầu mục trong hồ sơ đăng ký, những nội dung cần phải có trong từng đầu mục hồ sơ như thế nào để hồ sơ hợp lệ. Chính vì vậy, thông qua bài viết này, Luật Định Hướng muốn chia sẻ tới người đọc một số kinh nghiệm thực tiễn của chúng tôi khi soạn thảo hồ sơ đăng ký ký thành lập doanh nghiệp để tham khảo.
Để có được một bộ hồ sơ đăng ký kinh doanh đầy đủ, hợp lệ thì trước hết người lập hồ sơ phải có đầy đủ các thông tin như sau để kê khai vào bộ hồ sơ, cụ thể như sau:
Thứ nhất, đặt tên cho công ty
Sau khi lựa chọn được tên công ty ưng ý, thì bạn nên tra cứu trước trên cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp xem có tên nào trùng với tên dự định đăng ký hay không, nếu đã có tên tương tự thì bạn cần điều chỉnh cho phù hợp để đảm bảo không trùng lặp với tên đã đăng ký trước đó.
Bên cạnh đó, lưu ý rằng tên doanh nghiệp không được trùng hay gây nhầm lẫn với tên của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị – xã hội, chính trị xã hội – nghề nghiệp. Đồng thời không được vi phạm đạo đức, thuần phong, mỹ tục của dân tộc.
Cấu tạo của tên doanh nghiệp sẽ gồm 02 phần như sau:
+ Thứ nhất là tên loại hình doanh nghiệp như: Công ty TNHH, Công ty CP, Công ty hợp danh, Doanh nghiệp tư nhân.
+ Thứ hai là thành phần tên riêng do tổ chức, cá nhân tự đặt có thể gồm cả nội dung phân loại dịch vụ, lĩnh vực hoạt động.
Ví dụ: Công ty TNHH sản xuất, thương mại AP, Công ty TNHH AP, Công ty CP tư vấn đầu tư AP,…
Thứ hai, xác định ngành nghề đầu tư, kinh doanh
Các tổ chức, cá nhân sẽ được tự do lựa chọn ngành nghề đăng ký đầu tư kinh doanh ngoại trừ các trường hợp cấm theo quy định của pháp luật. Đồng thời lưu ý rằng đối với một số ngành nghề đầu tư, kinh doanh có điều kiện thì chỉ được phép thực hiện hoạt động kinh doanh khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện đó theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Hiện tại, ngành nghề đăng ký đầu tư kinh doanh tại Việt Nam đã được mã hóa theo hệ thống ngành kinh tế, đăng ký kinh doanh sẽ đăng ký theo mã ngành kinh tế cấp 4 (xem tại quyết định số 27/2018/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) nếu không có thì sẽ đăng ký theo quy định cụ thể tại các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
Thứ ba, đăng ký địa chỉ trụ sở chính
Địa chỉ trụ sở chính sẽ do tổ chức, cá nhân đăng ký kinh doanh quyết định. Tuy nhiên, địa chỉ trụ sở chính của công ty trên đăng ký kinh doanh sẽ không thuộc một trong các trường hợp sau:
+ Là nhà tập thể
+ Là nhà chung cư
Lưu ý, một số tòa nhà chung cư phức hợp có xây dựng vừa căn hộ để ở vừa là tòa nhà văn phòng thì cần cung cấp thêm giấy tờ chứng minh địa điểm đăng ký có chức năng kinh doanh theo giấy phép của chủ đầu tư, hoặc giấy tờ khác tương đương.
Thứ tư, đăng ký vốn điều lệ
Tổ chức, cá nhân sẽ tự mình quyết định về vốn điều lệ của doanh nghiệp, tuy nhiên cũng cần đảm bảo phù hợp với quy mô, ngành nghề đầu tư kinh doanh và khả năng tài chính của mình.
Lưu ý, đối với một ngành nghề đầu tư kinh doanh cần mức vốn pháp định như kinh doanh bất động sản, ngân hàng,… thì tổ chức, cá nhân sẽ cần lưu ý đăng ký mức vốn điều lệ tối thiểu bằng vốn pháp định theo quy định pháp luật chuyên ngành tương ứng với ngành nghề kinh doanh có điều kiện đó.
Một bộ hồ sơ đăng ký thành lập công ty sẽ cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu như sau:
(1) Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty (theo mẫu quy định)
Giấy đề nghị này cần được kê khai đầy đủ các nội dung như sau: Tên doanh nghiệp dự bằng tiếng Việt, tiếng Anh và tên viết tắt; Địa điểm đăng ký công ty, số điện thoại, email, fax (nếu có); vốn điều lệ; ngành nghề kinh doanh; thông tin và chức danh của người đại diện theo pháp luật; thông tin thành viên của công ty (nếu có), vốn góp, tỷ lệ vốn góp của từng thành viên
(2) Danh sách các thành viên trong công ty (nếu công ty có hơn 1 thành viên)
(3) Điều lệ của công ty (không áp dụng đối với doanh nghiệp tư nhân)
(5) Tài liệu pháp lý của chủ sở hữu và các thành viên công ty. Cụ thể:
+ Đối với cá nhân: Cung cấp bản sao hợp lệ của một trong các giấy tờ sau: CMTND, căn cước công dân, hộ chiếu
+ Đối với tổ chức: Cung cấp bản sao hợp của một trong các giấy tờ sau: Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ pháp lý tương đương khác
(6) Đối với ngành nghề yêu cầu vốn pháp định cần cung cấp thêm văn bản xác nhận vốn do cơ quan có thẩm quyền cung cấp
(7) Nếu ngành nghề kinh doanh yêu cầu về điều kiện chứng chỉ hành nghề của người đại diện theo pháp luật hoặc thành viên trong công ty thì cũng cần bổ sung vào hồ sơ đăng ký kinh doanh.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, tài liệu nêu trên thì sẽ nộp 01 bộ hồ sơ bằng các hình thức là nộp trực tuyến, qua đường bưu chính, nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Tại một số địa phương có yêu cầu bắt buộc phải nộp trực tuyến thì người nộp hồ sơ cũng cần lưu ý điều này để nộp đúng quy trình.
